Automatické opravování chybných zásilek během sezóny

Chybné zásilky jsou nepřítel automatizace a zbytečně zdržují doručení. Jak jim předejít a proč nechat opravu na dopravci? Dozvíte se v článku.

Prioritou pro e-shopy č.1 během vánoční sezóny je doručit všechny zásilky do Vánoc. Tuto prioritu s nimi sdílíme a děláme maximum pro to, aby byl průběh zpracování a doručování zásilek bezproblémový. Proto budeme všechny chybné zásilky letos opravovat automaticky. Za opravu chybné zásilky se účtuje 10 Kč / zásilka. Dále Vám v článku prozradíme, jak se chybným zásilkám vyhnout úplně.

Chybné zásilky = nepřítel automatizace

Našim cílem je, aby každá zásilka prošla bez problémů za co nejkratší čas depem a odjela do správné destinace. Neustále pracujeme na další automatizaci našich procesů jak v rámci fyzického zpracování zásilek, tak datového zpracování. Existuje ale typ zásilek, na které je sebelepší automatizace krátká, a které zbytečně zdržují zpracování a doručení zásilek. Jedna se o tzv. chybné zásilky, kterých je běžně okolo 2 %.

Kde se nejčastěji chybuje:

  • Nevyplněná část adresy (číslo popisné, ulice, vchod, blok, patro, county (v Rumunsku))
  • Špatné PSČ
  • Špatné formátování adresy (např. ulice a čp bez mezery “Hlavní10”)
  • Překročení maximální hmotnosti
  • Překročení maximální dobírky
  • Překročení maximální hodnoty pojištění

Taková zásilka se musí vyřadit z celého procesu zpracování a musí ji opravit pracovník depa nebo klient přes formulář, který automaticky posíláme. Mezitím zásilka leží mezi ostatními chybnými zásilkami, dochází ke zdržení zásilky a snižování kapacity depa. 

V případě, že máte zapnutou možnost “automatické opravování zásilek” v klientském účtu Pošty bez hranic (viz. obrázek), nic se pro Vás nemění. Zásilky v co nejkratším čase opravíme a vyšleme zpět na cestu. Změna nastává pro ostatní případy. 

Zároveň doporučujeme tuto možnost povolit i pro běžný provoz. Nemusíte tak kontrolovat všechny chybné zásilky a máte jistotu, že balík projde naším depem bez dalšího zdržení. U chybných zásilek, které není možné opravit automaticky, např. úplně chybí město, PSČ nebo jiný povinný údaj, Vás vždy kontaktujeme pro doplnění chybějících údajů. 

Obr. 1: Nastavení klientského účtu

Stále platí, že Vám při zjištění chybné zásilky pošleme formulář s možností opravy, kdy máte zpravidla několikahodinové okno na opravení zásilky. Pokud ho nevyužijete, zásilky opravíme automaticky, aby nedocházelo k nevyžádanému zdržení zásilek. To je hlavní priorita vánočního provozu. Proto tuto novinku zavádíme.

10 Kč za spokojeného zákazníka

Podle našich statistik je zřejmé, že opravu ve velké většině případů zvládneme v ten samý den, kdy chyba vznikla. Takové zásilce se na depu věnuje člověk, který má s těmito opravami zkušenosti a oprava mu zabere maximálně jednotky minut a pravděpodobnost opravy ve stejný den je vysoká, nehledě na denní dobu. 

Oproti tomu, pokud opravy zajišťuje zaměstnanec administrativy e-shopu, může zabrat oprava, zásilky, zjištění správných údajů a vyplnění formuláře obvykle kolem 10 minut, což může znamenat v nákladech 20 – 30 Kč za zásilku bez jistoty opravy v termínu. Pokud chyba vznikne v odpoledních a večerních hodinách, je pravděpodobné, že chybu zaměstnanec opraví až druhý den ráno. V případě automatické opravy je tato chyba opravena v rámci hodin a druhý den ráno už je zásilka zpracována a odjíždí. 

Nezřídka se nám stává, že zásilky, u kterých klienti nevyžadují automatickou opravu, se zdrží na depu i několik dní, kdy čekáme na její opravu ze strany klienta.

Cena za automatické opravení zásilky je 10 Kč bez DPH. Cena za spokojeného zákazníka je k nezaplacení.

Jak předejít chybné zásilce

Ideální stav pro všechny? Žádná chybná zásilka. Spíše se jedná o idealizovaný stav. Chápeme, že nikdo není dokonalý, včetně nás, ale je hned několik poměrně jednoduchých kroků, kterými lze zajistit méně chybných zásilek.

  1. Všechna data ve správném formátu
    1. U zemí, kam posíláte zásilky, si ověřte, jaké údaje jsou povinné (časté chyby u Rumunska nebo Francie)
    2. Sledujte maximální parametry zásilek (především rozměry, váhu, dobírku a maximální hodnotu pojištění zásilky)
  2. V případě manuálního podávání se ujistěte, že vypisujete správné kolonky. (častá chyba je Jméno člověka v kolonce “Společnost”)
  3. V případě přímého napojení přes API – správné formátování dat, která adresát vyplňuje v košíku Vašeho e-shopu
  4. Kontrolujte e-mailové notifikace a zásilky opravujte co nejdříve (tento formulář chodí na “kontaktní e-mail”, který jste vyplnili v klientském účtu Pošty bez hranic (viz. obrázek)
Obr.2: Nastavení klientského účtu Pošty bez hranic

Všichni si přejeme, aby se vánoční sezóna vydařila a všechny dárky dorazily do Vánoc. Děkujeme všem klientům, kteří s námi táhnou za jeden provaz a spolupracují s námi na bezproblémovém doručování zásilek.

Úspěšnou sezónu a minimum chybných zásilek Vám přeje tým Pošty bez hranic.

Komu článek pomůže? Pošlete mu ho

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on pocket

Další čtení pro e-shopaře

Dopravci

Státní svátky Rumunsko a Slovinsko

Ve dnech 21. a 25. 6. jsou státní svátky v Rumunsku a Slovinsku. Tyto dny nebudou cíloví dopravci v těchto státech doručovat zásilky. Podej zásilek

Expandujete? Budeme Vám nablízku

Zjednodušujeme e-shopům cestu do Evropy. Už 10 let.

Pošta bez hranic

Zásilky do celé EU, UK i na Ukrajinu

Jen za rok 2020 jsme dopravili 3 000 000 zásilek českých a slovenských e-shopů. Zásilky s námi posílají Footshop, Vivantis, Bonami, Dedoles a tisíce dalších.