Automatické opravování chybných zásilek během sezóny

Share on facebook
Share on linkedin
Chybné zásilky jsou nepřítel automatizace a zbytečně zdržují doručení. Jak jim předejít a proč nechat opravu na dopravci? Dozvíte se v článku.

Prioritou pro e-shopy č.1 během vánoční sezóny je doručit všechny zásilky do Vánoc. Tuto prioritu s nimi sdílíme a děláme maximum pro to, aby byl průběh zpracování a doručování zásilek bezproblémový. Proto budeme všechny chybné zásilky letos opravovat automaticky. Za opravu chybné zásilky se účtuje 10 Kč / zásilka. Dále Vám v článku prozradíme, jak se chybným zásilkám vyhnout úplně.

Chybné zásilky = nepřítel automatizace

Našim cílem je, aby každá zásilka prošla bez problémů za co nejkratší čas depem a odjela do správné destinace. Neustále pracujeme na další automatizaci našich procesů jak v rámci fyzického zpracování zásilek, tak datového zpracování. Existuje ale typ zásilek, na které je sebelepší automatizace krátká, a které zbytečně zdržují zpracování a doručení zásilek. Jedna se o tzv. chybné zásilky, kterých je běžně okolo 2 %.

Kde se nejčastěji chybuje:

  • Nevyplněná část adresy (číslo popisné, ulice, vchod, blok, patro, county (v Rumunsku))
  • Špatné PSČ
  • Špatné formátování adresy (např. ulice a čp bez mezery “Hlavní10”)
  • Překročení maximální hmotnosti
  • Překročení maximální dobírky
  • Překročení maximální hodnoty pojištění

Taková zásilka se musí vyřadit z celého procesu zpracování a musí ji opravit pracovník depa nebo klient přes formulář, který automaticky posíláme. Mezitím zásilka leží mezi ostatními chybnými zásilkami, dochází ke zdržení zásilky a snižování kapacity depa. 

V případě, že máte zapnutou možnost “automatické opravování zásilek” v klientském účtu Pošty bez hranic (viz. obrázek), nic se pro Vás nemění. Zásilky v co nejkratším čase opravíme a vyšleme zpět na cestu. Změna nastává pro ostatní případy. 

Zároveň doporučujeme tuto možnost povolit i pro běžný provoz. Nemusíte tak kontrolovat všechny chybné zásilky a máte jistotu, že balík projde naším depem bez dalšího zdržení. U chybných zásilek, které není možné opravit automaticky, např. úplně chybí město, PSČ nebo jiný povinný údaj, Vás vždy kontaktujeme pro doplnění chybějících údajů. 

Obr. 1: Nastavení klientského účtu

Stále platí, že Vám při zjištění chybné zásilky pošleme formulář s možností opravy, kdy máte zpravidla několikahodinové okno na opravení zásilky. Pokud ho nevyužijete, zásilky opravíme automaticky, aby nedocházelo k nevyžádanému zdržení zásilek. To je hlavní priorita vánočního provozu. Proto tuto novinku zavádíme.

10 Kč za spokojeného zákazníka

Podle našich statistik je zřejmé, že opravu ve velké většině případů zvládneme v ten samý den, kdy chyba vznikla. Takové zásilce se na depu věnuje člověk, který má s těmito opravami zkušenosti a oprava mu zabere maximálně jednotky minut a pravděpodobnost opravy ve stejný den je vysoká, nehledě na denní dobu. 

Oproti tomu, pokud opravy zajišťuje zaměstnanec administrativy e-shopu, může zabrat oprava, zásilky, zjištění správných údajů a vyplnění formuláře obvykle kolem 10 minut, což může znamenat v nákladech 20 – 30 Kč za zásilku bez jistoty opravy v termínu. Pokud chyba vznikne v odpoledních a večerních hodinách, je pravděpodobné, že chybu zaměstnanec opraví až druhý den ráno. V případě automatické opravy je tato chyba opravena v rámci hodin a druhý den ráno už je zásilka zpracována a odjíždí. 

Nezřídka se nám stává, že zásilky, u kterých klienti nevyžadují automatickou opravu, se zdrží na depu i několik dní, kdy čekáme na její opravu ze strany klienta.

Cena za automatické opravení zásilky je 10 Kč bez DPH. Cena za spokojeného zákazníka je k nezaplacení.

Jak předejít chybné zásilce

Ideální stav pro všechny? Žádná chybná zásilka. Spíše se jedná o idealizovaný stav. Chápeme, že nikdo není dokonalý, včetně nás, ale je hned několik poměrně jednoduchých kroků, kterými lze zajistit méně chybných zásilek.

  1. Všechna data ve správném formátu
    1. U zemí, kam posíláte zásilky, si ověřte, jaké údaje jsou povinné (časté chyby u Rumunska nebo Francie)
    2. Sledujte maximální parametry zásilek (především rozměry, váhu, dobírku a maximální hodnotu pojištění zásilky)
  2. V případě manuálního podávání se ujistěte, že vypisujete správné kolonky. (častá chyba je Jméno člověka v kolonce “Společnost”)
  3. V případě přímého napojení přes API – správné formátování dat, která adresát vyplňuje v košíku Vašeho e-shopu
  4. Kontrolujte e-mailové notifikace a zásilky opravujte co nejdříve (tento formulář chodí na “kontaktní e-mail”, který jste vyplnili v klientském účtu Pošty bez hranic (viz. obrázek)
Obr.2: Nastavení klientského účtu Pošty bez hranic

Všichni si přejeme, aby se vánoční sezóna vydařila a všechny dárky dorazily do Vánoc. Děkujeme všem klientům, kteří s námi táhnou za jeden provaz a spolupracují s námi na bezproblémovém doručování zásilek.

Úspěšnou sezónu a minimum chybných zásilek Vám přeje tým Pošty bez hranic.

Pošta bez hranic

Od roku 2010 pomáháme e-shopům s dopravou do zahraničí. 27 států zemí Evropy, více než 50 dopravců a 3,3 milionu zásilek za rok. To je Pošta bez hranic.

Poslední články

Podcast bez hranic

Zůstaňte v kontaktu

Chcete vědět vše jako první?

Kliknutím na „Přihlásit o k odběru“ souhlasíte se zpracováním e-mailové adresy za účelem informování o novinkách z Pošty bez hranic